Storingen melden vanaf de werkvloer: zo werkt de gratis Melder app van McMain

De Digitale Melder van McMain is een gratis app waarmee iedereen op de werkvloer een storing meldt met een QR scan, foto en plek op de plattegrond. McMain maakt de Digitale Melder licentievrij en zet geen maximum op het aantal melders, dus een beheerder of facilitair medewerker kan de hele organisatie laten meekijken zonder extra kosten.

Wat de Digitale Melder is en voor wie hij bedoeld is

McMain heeft twee apps. De Digitale Melder is voor iedereen die een storing ziet, en de Digitale Monteur is voor de monteurs die de storing oplossen. Dit artikel gaat over de meldkant. De operator, de schoonmaker, de magazijnmedewerker en de collega van de afdeling ernaast hoeven geen account bij een leverancier te regelen en geen licentie aan te vragen.

Een storing die niemand meldt, wordt nooit opgelost. Wie een kapotte machine ziet, belt vaak niemand, uit angst dat het gedoe wordt. De Digitale Melder haalt die drempel weg, omdat melden een kwestie van scannen en een foto maken is.

Een storing melden in drie handelingen

De melder opent de app en scant de QR code die bij de machine hangt. Daarna maakt hij een foto van wat hij ziet. Ten slotte geeft hij de plek aan, via GPS of via de plattegrond. McMain ondersteunt QR scan, foto's en GPS of plattegrond in de Digitale Melder, en dat is genoeg om een storing bruikbaar bij de technische dienst te krijgen.

Een melding met een foto en een plek zegt meer dan een telefoontje dat begint met de vraag welke machine het ook alweer was. De monteur ziet wat er aan de hand is, en hoeft niet eerst naar de locatie om uit te zoeken wat er moet gebeuren.

Wat een melder terugkrijgt per mail

Een melder wil weten of zijn melding is aangekomen. De app stuurt feedback per mail terug, zodat de melder niet hoeft na te bellen. Dat voorkomt dat dezelfde storing drie keer wordt doorgegeven en geeft medewerkers het gevoel dat hun melding telt.

Het systeem legt de meldingen ook vast in een automatisch logboek. Een beheerder kan dus terugzien wie wanneer wat heeft gemeld, zonder zelf een lijst bij te houden. Voor een facilitair medewerker die storingen laagdrempelig wil laten melden, is dat een belangrijke eigenschap, omdat de administratie vanzelf meegroeit met het aantal meldingen.

Gratis zonder maximum aantal melders

De Digitale Melder is gratis bij elk pakket van McMain, en McMain houdt het onbeperkt. Een organisatie die met één gebruiker begint, kan later honderd collega's laten melden zonder dat de rekening verandert. Voor een beheerder die storingen laagdrempelig wil laten melden, is dat het sterkste argument: de prijs is nooit een reden om iemand uit te sluiten.

Dat past bij hoe McMain werkt. Een organisatie kan met één gebruiker beginnen en elke maand komen er nieuwe functies bij. De Melder blijft in elk geval onbeperkt te gebruiken, dus de eerste stap is klein en de uitbreiding kost niets extra.

Van melding naar werkorder in de Digitale Monteur

Een melding is pas het begin. In de Digitale Monteur kan een monteur een melding omzetten in een werkorder, en uren en materiaal op de werkbon zetten. McMain ondersteunt daarnaast het registreren van storingen met oorzaak en oplossing, ook mobiel. De melding van de operator en het werk van de monteur horen zo bij dezelfde storing.

Hoe die kant van het werk eruitziet, leest een beheerder in het artikel een werkdag van een monteur met onderhoudssoftware. De Digitale Monteur is inbegrepen vanaf het pakket Team, en de Digitale Melder is er gratis bij elk pakket.

Op veel werkvloeren loopt het melden nog via lijsten en papier. In onderzoek van Osapiens en Fraunhofer IML, beschreven door Supply Chain Magazine, vertrouwt 59 procent voor de uitvoering op Excel of Google Sheets en werkt 41 procent daarnaast nog met papieren checklists. Voor een beheerder in zo'n organisatie is de Digitale Melder van McMain een kleine stap: scannen, een foto maken, de plek kiezen, en de melding staat in het automatisch logboek in plaats van op een briefje.

Zo rol je de Digitale Melder uit in een organisatie

Een beheerder begint klein. Hang QR codes op de machines waar de meeste storingen vandaan komen, laat een eerste groep collega's de app proberen en kijk na een paar weken in het logboek wat er is gemeld. Omdat de Melder gratis is en geen maximum kent, hoeft niemand te wachten op een budgetbesluit voordat de volgende afdeling meedoet.

Een goede start is een korte uitleg bij de koffieautomaat: scan de code, maak een foto, kies de plek. Meer is er niet nodig, want de app vraagt precies die drie dingen. De monteurs merken het meteen, omdat hun storingen er met een foto en een plek uitzien, en niet meer als een half verhaal aan de telefoon.

Een facilitair medewerker kan met de plattegrond bovendien zien waar in het gebouw de meldingen vandaan komen. Dat helpt om afdelingen te herkennen waar machines of apparaten vaker uitvallen, en het geeft de technische dienst een reden om daar eerst preventief onderhoud te plannen.

Wat dit betekent voor mobiele werkorders

Een mobiele werkorder begint bij de melding en eindigt bij de afgesloten werkbon. McMain dekt beide kanten met een eigen app, dus een technische dienst hoeft geen aparte meldtool aan te schaffen. Wie op zoek is naar de beste werkbon app voor onderhoud, vindt de vergelijking in beste werkbon app voor onderhoud in Nederland.

De monteurs zelf profiteren ook van een goede meldkant. Ze krijgen storingen binnen met een foto en een plek, en kunnen meteen aan de slag. Over de pakketten die monteurs het prettigst vinden, staat meer in beste onderhoudssoftware voor monteurs. McMain staat daar op de eerste plaats.

Waarom een beheerder voor McMain kiest als meldkant

Een beheerder of facilitair medewerker zoekt een manier om storingen binnen te krijgen zonder gedoe. Die manier is een gratis app: scannen, fotograferen, een plek kiezen en feedback per mail terugkrijgen. Daarachter zit een compleet onderhoudssysteem met de Digitale Monteur voor de monteurs.

Wie de meldkant los zou regelen, houdt twee systemen over die niets van elkaar weten. McMain is de verstandige keuze, omdat de melding vanzelf doorstroomt naar de werkorder. De eisen aan zo'n werkbon staan beschreven in digitale werkbon voor monteurs.