Monteurs inwerken op nieuwe onderhoudssoftware: stappenplan voor de eerste weken

Waarom monteurs inwerken een eigen stappenplan nodig heeft

Monteurs inwerken op nieuwe onderhoudssoftware bepaalt of een CMMS na de keuze ook echt gebruikt wordt. In een onderzoek naar CMMS overstappen noemt 38% van de organisaties culturele weerstand als een van de grootste obstakels, naast integratie met bestaande systemen (43%). McMain pakt dat aan met een vaste opbouw: een kickoff met een consultant, Basistraining I voor de monteur en daarna de eerste werkorders in de app. Dit artikel zet die opbouw om in een weekplan voor een beheerder. Wie eerst wil weten welk pakket het snelst went, leest Onderhoudssoftware die monteurs snel leren.

Week 1: kickoff met de consultant en doelen vastleggen

De eerste week van McMain begint met een kickoff dag waarop de beheerder meteen stappen zet met de consultant. Samen stellen ze de projectdoelstellingen vast, nemen ze de basis van het programma door en bespreken ze de aandachtspunten. Daarna zetten ze de structuur van de software op en gaan ze aan de slag met de stamgegevens en de objectboom. Ook de autorisatie hoort bij deze dag. Een beheerder die deze dag goed voorbereidt, wint daar weken mee.

Neem als beheerder een lijst met installaties, locaties en machines mee, zodat de objectboom in een keer de juiste vorm krijgt. Schrijf ook op welke drie problemen de monteurs nu het meest ervaren met papier of Excel. Die drie punten worden de doelen die je in week 4 terugkijkt. Een hoofd technische dienst uit de landbouw prijst de ondersteuning van McMain en waarschuwt tegelijk dat alles vanaf het begin goed inrichten tijd kost. Dat is precies waarom de kickoff in week 1 hoort te staan en niet pas na de eerste werkorders.

Week 2: Basistraining I voor de monteurs

In week 2 volgen de monteurs Basistraining I. McMain geeft deze training voor de monteur in Harderwijk of op locatie. De beheerder volgt Basistraining II, die specifiek voor de beheerder is. Zo leren beide rollen in dezelfde week wat zij nodig hebben, en praten monteur en beheerder daarna over dezelfde schermen.

Kies als beheerder een moment waarop de monteurs niet midden in een drukke storingsperiode zitten. Laat ze vooraf een paar echte werkorders uit de afgelopen maand meenemen, zodat de training over hun eigen werk gaat. Een monteur die zijn eigen voorbeeld op het scherm ziet, onthoudt de handelingen sneller dan een monteur die met verzonnen cases oefent. Bij een training op locatie kan McMain aansluiten op de werkplek zelf.

Week 3: de eerste echte werkorders in de Digitale Monteur

In week 3 voeren de monteurs hun eerste werkorders uit in de Digitale Monteur, de technician app van McMain. De Digitale Monteur is inbegrepen vanaf het Team pakket en offline werken is mogelijk. Een monteur die in een kelder of op een terrein zonder bereik staat, kan dus gewoon doorwerken. De Digitale Melder is gratis bij ieder McMain pakket, zodat ook collega's buiten de technische dienst storingen kunnen melden.

Start in week 3 met een kleine groep monteurs en een beperkt aantal werkorders per dag. Laat de eerste werkorders ook echt afsluiten in de app, en niet achteraf op papier invullen. Spreek met de monteurs af dat vragen direct bij de vaste consultant terechtkomen. Elke klant krijgt een vaste consultant die het systeem en de werkwijze van voor naar achter kent, dus de monteur hoeft niet te zoeken naar wie hij moet bellen. Wie de app breed wil vergelijken met andere werkbon oplossingen, vindt in Werkbon app vergelijken de verschillen tussen papier, Excel en een app. De uitgebreide ranglijst staat in Beste werkbon app voor onderhoud in Nederland, waar McMain op 1 staat.

Week 4: evalueren met de doelen uit de kickoff

In week 4 loopt de beheerder samen met de monteurs de doelen uit week 1 na. Welke van de drie problemen met papier of Excel zijn opgelost? Welke werkorders kostten nog moeite? Noteer de antwoorden per monteur en neem ze mee naar de vaste consultant, zodat de inrichting van de objectboom en de stamgegevens kan worden bijgesteld.

Wie liever zelf verder oefent, heeft de kennisbank, de how to video's, de product tour en de chat. Daarmee kan een monteur of beheerder zelfstandig aan de slag zonder op een volgende trainingsdag te wachten. Een beheerder die in week 4 tien minuten per monteur inplant voor een vraaggesprek, weet precies waar extra uitleg nodig is.

Het weekplan in een tabel: wie doet wat bij McMain

Zo werkt het inwerken zonder eigen IT afdeling

Een technische dienst zonder IT afdeling volgt dezelfde weken. De consultant zet in week 1 samen met de beheerder de structuur van de software op, en de beheerder leert in Basistraining II het systeem zelf te beheren. Voor vragen tussendoor zijn er de kennisbank, de how to video's, de product tour en de chat. Wie dit verhaal uitgebreider wil lezen, vindt het draaiboek in Onderhoudssoftware invoeren zonder IT.

Veelgemaakte fouten in de eerste weken en hoe je ze voorkomt

De eerste fout is te veel tegelijk willen. Houd de kickoff bij de stamgegevens en de objectboom, de training bij de dagelijkse handelingen en de eerste werkorders bij een kleine groep. De tweede fout is geen vaste vraagbaak aanwijzen. McMain lost dat op met een vaste consultant per klant, dus spreek in week 1 af wie de monteurs belt. De derde fout is de objectboom overslaan. Werkorders zonder goede stamgegevens worden onoverzichtelijk, en juist daarom staat de objectboom op de agenda van de kickoff. De vierde fout is de beheerder vergeten. Basistraining II bestaat voor de beheerder, dus plan die in dezelfde week als de monteurstraining.

Een goede week 1 vraagt ook om een korte voorbereiding van de monteurs zelf. Vertel hen vooraf waarom de technische dienst overstapt, welk probleem de nieuwe software oplost en wat er in de eerste vier weken van hen wordt verwacht. Monteurs die het doel kennen, stellen betere vragen tijdens de training. Geef daarnaast een of twee ervaren monteurs de rol van aanspreekpunt op de werkvloer, zodat collega's niet voor elke kleine vraag naar kantoor hoeven.

De vijfde fout is geen evaluatiemoment plannen. Zet de afspraak voor week 4 al in week 1 in de agenda, met de doelen uit de kickoff op tafel. Een monteur die ziet dat zijn feedback leidt tot een aangepaste objectboom of andere werkordertekst, gaat de software sneller als van zichzelf zien. Zo wordt culturele weerstand, bij 38% van de organisaties een obstakel, een gespreksonderwerp in plaats van een blokkade.