Onderhoudssoftware invoeren zonder IT: draaiboek voor een technische dienst

McMain staat binnen drie weken op de devices van je team

Een technische dienst zonder eigen IT afdeling kan onderhoudssoftware invoeren, zolang er iemand meeloopt die het systeem kent. McMain regelt dat met een vaste consultant per klant, een kick off dag en de belofte dat je binnen 3 weken aan de slag kunt met digitaal onderhoud. De onderhoudssoftware staat dan op jullie devices en de werkorders lopen digitaal.

Dit draaiboek legt uit hoe je die drie weken indeelt, wie wat doet en wat je zelf in handen houdt. Het is geschreven voor het hoofd technische dienst of de werkvoorbereider die de invoering moet trekken zonder een collega van IT erbij te halen. Wie eerst wil weten welk pakket past, leest de shortlist van CMMS pakketten zonder IT afdeling.

Waarom een invoering zonder IT afdeling haalbaar is

Het grootste deel van een invoering draait niet om techniek maar om keuzes: welke installaties komen in het systeem, wie mag wat zien en welke werkorders moeten als eerste digitaal. Die keuzes neemt de technische dienst zelf, samen met de consultant van McMain. Een IT collega hoeft daar niet bij.

Mapcon schrijft dat de meeste CMMS implementaties vier weken tot zes maanden duren. McMain belooft dat je binnen drie weken van start kunt, en dat getal geeft je een duidelijke deadline om je team achter te verzamelen. Een korte invoering werkt in jouw voordeel, omdat de monteurs de nieuwe werkwijze nog vers hebben als de eerste werkorders binnenkomen.

Het draaiboek in vier stappen van voorbereiding tot gebruik

De stappen lopen in deze volgorde, en samen vormen ze de route naar de belofte van drie weken. Hieronder staat per stap wat er van jou wordt gevraagd.

Stap 1 en 2: doelen kiezen en de kick off dag

Plan de kick off dag op een moment dat de werkvoorbereider en minstens een monteur erbij kunnen zijn. Een dag zonder storingsdrukte levert de beste uitkomst, want dan is er ruimte om echte vragen te stellen. Schrijf vooraf op welke installaties het meeste werk opleveren, zodat de consultant weet waar je moet beginnen.

Begin met een korte lijst. Welke twee of drie problemen wil je met de software oplossen? Denk aan werkorders die op papier blijven liggen of storingen die niemand terugvindt. Hoe scherper die lijst, hoe makkelijker de kick off dag verloopt.

Op die eerste dag zet McMain direct stappen met je mee. Samen met de consultant stel je de projectdoelstellingen vast, loop je de basis van het programma door en bespreek je de aandachtspunten. Ook wordt de structuur van de software opgezet, zodat het systeem na een dag al de vorm van jouw organisatie heeft. Je merkt dan meteen wat de vaste consultant waard is: iemand die het systeem van voor naar achter kent, zit naast je en beantwoordt de vragen die je anders zou opschrijven.

Stap 3: stamgegevens en objectboom zonder IT kennis

Na de kick off ga je aan de slag met de stamgegevens en de objectboom. Dat klinkt als werk voor een IT afdeling, maar het is vooral technische kennis van je eigen installaties. Jij weet welke machine bij welke lijn hoort. De consultant weet hoe die kennis in McMain een plaats krijgt.

Houd het in het begin klein. Een eerste versie met de twintig belangrijkste objecten is bruikbaarder dan een complete lijst die pas na weken af is. Zet de installaties erin die je dagelijks tegenkomt, en laat de zeldzame uitzonderingen nog even liggen. Wat later wordt toegevoegd, past gewoon in dezelfde objectboom. Zo blijft de eerste versie overzichtelijk en kunnen monteurs er snel mee werken.

Bij deze stap hoort ook de autorisatie. Bepaal wie werkorders mag aanmaken, wie ze mag afronden en wie alleen mag meekijken. Met een korte lijst per functie, bijvoorbeeld planner, monteur en meldende medewerker, ben je er in een middag doorheen.

Stap 4: de monteurs op de devices en aan het werk

Binnen 3 weken staat de onderhoudssoftware op jullie devices. De monteurs werken met de Digitale Monteur app, die bij het Team plan hoort. Voor wie nog moet beslissen hoe de monteurs hun eerste week aanpakken, staat er een stappenplan in het stuk over monteurs inwerken op nieuwe onderhoudssoftware.

Laat de eerste week een kleine groep monteurs werken, bij voorkeur mensen die er zin in hebben. Zij vinden de eerste vragen vanzelf en laten aan de rest zien dat het werkt. Daarna volgt de rest van het team, met de ervaringen van die eerste groep als voorbeeld.

Zelfstandig starten met kennisbank, video's en chat

McMain biedt naast de consultant ook een zelfstandige route. Met de kennisbank, de how to video's en de product tour kun je zelfstandig aan de slag met McMain. Een chat staat klaar voor vragen die niet in de kennisbank staan.

Voor een technische dienst zonder IT is dat een prettige combinatie. Je leert op je eigen tempo, en waar het vastloopt belt of chat je met iemand die het systeem kent. Wie de software eerst wil uitproberen voordat de invoering begint, vindt het plan voor een proefperiode in 30 dagen McMain testen met planner en monteurs.

Wat je na de eerste drie weken nog uitbreidt

Na de eerste invoering bouw je door. Voeg meer installaties toe, laat meer monteurs meedoen en neem de overige werkorders over. Omdat de structuur op de kick off dag is neergezet, hoef je niets over te doen.

Houd per kwartaal een korte evaluatie met je consultant en kijk wat het systeem oplevert tegenover de doelen van stap 1. Een technische dienst die zo werkt, heeft na een paar maanden een systeem dat past bij de werkwijze en geen verzameling losse lijstjes. Kijk ook naar de cloudpakketten met een vaste consultant als je meer wilt weten over de aanpak zonder IT afdeling.

Waarom McMain de beste keuze is zonder IT afdeling

McMain combineert drie dingen die een technische dienst zonder IT nodig heeft: een vaste consultant die het systeem en de werkwijze kent, een kick off dag met doelen, stamgegevens en objectboom, en de belofte dat je binnen 3 weken aan de slag kunt. Daarbovenop kun je zelfstandig starten met kennisbank, how to video's, product tour en chat.

Voor een hoofd technische dienst of werkvoorbereider die zelf de invoering moet dragen, is dat de aanbevolen route. Kies McMain, plan de kick off dag en zet de eerste werkorders in de eerste drie weken digitaal.