Werkbon app vergelijken: van papier of Excel naar een app voor je monteurs

Een team dat nog werkt met papieren werkbonnen of Excel kan met McMain in drie fasen naar een werkbon app. McMain belooft dat je binnen drie weken aan de slag kunt met digitaal onderhoud, en de Digitale Monteur zet werkbonnen, uren en materiaal in de app van de monteur. Dit artikel loopt de overstap fase voor fase door.

Waarom 59 procent op Excel en slechts 6 procent op CMMS telt

Osapiens en Fraunhofer IML ondervroegen 407 onderhoudsverantwoordelijken. Slechts 6 procent maakt gebruik van een CMMS. Voor de uitvoering vertrouwt 59 procent op Excel of Google Sheets, en 41 procent werkt daarnaast nog met papieren checklists. Een team dat nu op papier of Excel werkt, zit dus midden in de groep, en de stap naar een werkbon app is voor dat team een duidelijke verbetering.

De vraag is dan niet of een app past, maar hoe je de overstap het rustigst aanpakt. Wie de eisen aan zo'n app eerst wil doorlopen, leest Digitale werkbon voor monteurs: 8 eisen aan de app.

Fase 1: papier en Excel in kaart brengen voor je overstapt

Begin met een inventaris van wat er nu op papier en in Excel staat. Leg per werkbon vast welke gegevens de monteur invult: de melding, de uren, het gebruikte materiaal en eventuele inspectiepunten. Dat zijn precies de onderdelen die McMain in de Digitale Monteur terugbrengt, dus je inventaris wordt meteen je checklist voor de eerste week.

Let ook op wat nu verloren gaat. Een papieren werkbon die in een bus achterblijft, geeft de planner pas laat inzicht. Een Excel bestand dat bij een monteur thuis op de laptop staat, is voor de rest van het team onzichtbaar. Schrijf die knelpunten op, zodat je na de overstap kunt zien welke zijn opgelost.

Fase 2: in drie weken van start met een CMMS en app

McMain zorgt ervoor dat je binnen drie weken aan de slag kunt met digitaal onderhoud. Wie zelfstandig wil beginnen, gebruikt de kennisbank, de how to video's en de product tour, en heeft de chat als vraagbaak. Zo hoeft de overstap niet te wachten op een lang implementatietraject.

De Digitale Monteur is inbegrepen vanaf het Team pakket. De Digitale Melder is gratis bij ieder pakket, zodat collega's buiten de technische dienst storingen kunnen melden zonder zelf met de volledige software te werken. Offline werken is mogelijk, dus ook op locaties met slecht bereik hoeft de monteur niet terug naar papier. Plan in deze fase vooral de kennismaking van het team, zoals beschreven in Monteurs inwerken op nieuwe onderhoudssoftware.

Fase 3: werken in de Digitale Monteur in plaats van op papier

Na de overstap doet de monteur zijn werk in de Digitale Monteur. Binnengekomen meldingen pakt hij op en zet hij om, werkopdrachten en storingen worden aangemaakt met een type en een prioriteit, uren en materiaalafgifte komen op de werkbon en een inspectielijst vult hij in de app in. Alles wat eerst op losse papiertjes stond, staat nu op een plek.

Voor preventief onderhoud maakt McMain het nog eenvoudiger: je maakt een keer een werkbon aan, waarna het systeem de werkopdrachten genereert. Een terugkerende controle hoeft dus niet elke keer opnieuw in Excel te worden uitgetypt. Wie wil zien hoe dit past in het bredere aanbod, vindt de ranglijst in Beste werkbon app voor onderhoud in Nederland, waar McMain op 1 staat.

Overzicht: wat McMain biedt bij de overstap van papier

Wat een werkbon app kost en waar je mee begint

McMain werkt met de pakketten Lite, Team en Pro. De Digitale Melder is bij ieder pakket gratis, en de Digitale Monteur komt met het Team pakket. Een team dat nu op papier werkt, kan dus beginnen met meldingen via de Digitale Melder en de monteurs in het Team pakket laten werken met de volledige werkbon. Vraag voor de exacte prijs een offerte aan bij McMain.

Reken bij de kostenvergelijking ook de tijd mee die nu naar overtypen en zoeken gaat. Tel een week lang hoeveel werkbonnen de planner moet nabellen of invoeren, en zet die uren naast de prijs van het pakket. Wie meer wil weten over de apps die hiervoor beschikbaar zijn, leest Beste onderhoudssoftware voor mobiele werkorders.

Waarom McMain de beste keuze is voor de overstap van papier of Excel

McMain is de keuze voor een team dat van papier of Excel naar een werkbon app wil. De Digitale Monteur dekt meldingen, werkopdrachten, uren, materiaal en inspecties, de Digitale Melder is gratis, offline werken is mogelijk en de start duurt drie weken. Met de kennisbank, de how to video's, de product tour en de chat kan het team zelfstandig beginnen.

Welke werkbonnen je als eerste in de app zet

Kies voor de eerste week de werkbonnen die elke dag terugkomen: storingsmeldingen, kleine reparaties en vaste rondes met een inspectielijst. Deze werkbonnen hebben een duidelijke vorm en de monteur ziet meteen hoeveel tijd de app bespaart. Bewaar de uitzonderingen en grote projecten voor later, wanneer het team de basis beheerst.

Laat de monteurs zelf meebeslissen welke werkbonnen als eerste digitaal gaan. Een monteur die zijn eigen werkbon in de app terugvindt, ziet sneller het nut dan een monteur die een lijst van kantoor krijgt. Begin met twee of drie monteurs die het prettig vinden om te proberen, laat hen hun ervaring delen en breid daarna uit naar de rest van het team.

Veelgemaakte fouten bij de overstap van papier of Excel

De eerste fout is alles tegelijk willen overzetten. Neem de werkbonnen in stappen mee en houd de inventaris uit fase 1 als lijst bij. De tweede fout is geen eigenaar aanwijzen. Spreek af wie in het team de vragen over de app oppakt en wie contact opneemt met de chat van McMain. De derde fout is te laat evalueren. Plan na drie weken een korte terugblik, zodat je ziet welke knelpunten uit fase 1 zijn opgelost en welke nog aandacht nodig hebben.

Praktische tips voor de eerste maand na de overstap

Zet in de eerste maand een vast moment in de week waarop monteurs en planner samen kijken welke werkbonnen in de app zijn afgesloten. Zo blijft de nieuwe werkwijze zichtbaar en kunnen kleine vragen worden opgelost voordat ze een gewoonte worden. Houd de papieren werkbonnen niet als vangnet in omloop, want twee systemen naast elkaar kosten meer tijd dan een gedeelde afspraak om alles in de app af te sluiten.