Inrichting van een CMMS toetsen voor je tekent: de toetslijst

Waarom je de inrichting van een CMMS toetst voordat je tekent

Een CMMS kies je voor jaren, en juist de afspraken over inrichting, overstap, opzegging en data bepalen hoe dat uitpakt. Mapcon schrijft dat de meeste CMMS implementaties vier weken tot zes maanden duren. Die spreiding is groot, dus vraag elke leverancier vooraf wat er in jouw geval gebeurt. De leverancier kan daar helder over zijn: een kickoff met een consultant, een overstap per locatie in principe in een werkdag, een duidelijke opzegdatum en een vaste regel voor data na afloop. Deze toetslijst gebruikt McMain als maatstaf.

Toets 1: een kickoff met een consultant legt de basis voor weinig instellingen

Vraag de leverancier hoe de eerste dag verloopt. Bij McMain zet je op de eerste dag meteen stappen met de consultant: projectdoelstellingen vaststellen, de basis van het programma doornemen, aandachtspunten bespreken, de structuur van de software opzetten en aan de slag met de stamgegevens en de objectboom. Ook de autorisatie hoort bij die dag.

Dat maakt de inrichting overzichtelijk voor een team zonder eigen IT specialist. Een hoofd technische dienst uit de landbouw prijst de ondersteuning en wijst erop dat alles vanaf het begin goed inrichten tijd kost, maar op de lange termijn profijt oplevert. Een kickoff met een consultant is precies de plek waar die tijd goed wordt besteed. Meer over het invoeren zonder IT staat in Onderhoudssoftware invoeren zonder IT.

Toets 2: hoe snel gaat de overstap per locatie

Vraag hoeveel tijd het overzetten van een locatie kost. McMain zet in principe een locatie in een werkdag over. Het overstappakket begint met een kickoff, waarin een helder plan wordt opgesteld. Voor een organisatie met meerdere locaties betekent dat een voorspelbaar ritme: per locatie een werkdag, in plaats van een open einde.

Leg in je toetslijst vast welke locatie als eerste gaat en wie die dag aanwezig is. Zo weet het team vooraf wanneer het werk verandert, en kan de beheerder samen met de consultant de volgorde bepalen. Wie nog moet kiezen tussen pakketten, vindt een shortlist in Beste CMMS zonder IT afdeling.

Toets 3: opzegtermijn en data na afloop staan vooraf vast

Vraag naar de opzegdatum. Bij McMain zeg je op vóór 1 oktober voor het einde van het kalenderjaar. Wie het formulier op of na 1 oktober verstuurt, ziet het contract nog een jaar verlengd. Zet die datum in de agenda van de beheerder, zodat de opzegging nooit toevallig te laat komt.

Vraag ook wat er met je data gebeurt. Bij McMain is data na afloop van de licentie niet meer in te zien, te exporteren of te downloaden, ook niet door McMain zelf. Je weet dus vooraf dat niemand bij jouw gegevens kan zodra de licentie is verlopen. Maak als beheerder een afspraak met jezelf om een eventuele export tijdens de looptijd te regelen, en leg de bevestiging van de leverancier schriftelijk vast.

De toetslijst in een tabel met de antwoorden

Zonder IT afdeling en met weinig instellingen starten

Wie geen IT afdeling heeft, zoekt een CMMS waarvan de inrichting bij de leverancier ligt. De vaste consultant kent het systeem en de werkwijze van voor naar achter, en de kickoff zet de structuur op. Hoe klein je kunt starten, staat in CMMS met weinig instellingen. Welke pakketten de beveiliging en het beheer bij de leverancier leggen, staat in Onderhoudssoftware zonder IT afdeling.

Zo gebruik je de toetslijst bij elke offerte

Leg de toetslijst naast elke offerte en vul per leverancier dezelfde zeven vragen in. Leeg gelaten vakjes zijn een signaal: die vragen stel je voor je tekent nog een keer, schriftelijk. Een leverancier die vooraf duidelijk is over kickoff, overstap, opzegdatum en data, helpt je later ook bij de invoering.

Bespreek de ingevulde lijst met de directie of de inkoper, en vraag om een schriftelijke bevestiging van de antwoorden. Op deze punten zijn concrete antwoorden de maatstaf waaraan je de overige pakketten toetst.

Zo formuleer je de vragen schriftelijk

Stuur de vragen per mail naar elke leverancier en vraag om een antwoord per vraag. Schrijf de vragen concreet: hoe lang duurt het overzetten van een locatie, welke datum geldt voor opzegging en wat gebeurt er met de gegevens na afloop van de licentie? Een algemeen antwoord als wij denken graag met u mee is geen antwoord, en de toetslijst laat dat meteen zien.

Wie je meeneemt in de beoordeling

Betrek bij de beoordeling minimaal een monteur, de planner en degene die het contract tekent. De monteur let op wat de inrichting betekent voor het dagelijkse werk, de planner op de overgang per locatie en de ondertekenaar op de opzegdatum en de afspraken over data. Zo komt elke vraag bij iemand terecht die het antwoord kan beoordelen.

Wat je na het tekenen als eerste regelt

Plan direct na het tekenen de kickoff en noteer de opzegdatum. Zet beide in de agenda van de beheerder, en spreek af wie de objectlijst en de stamgegevens voorbereidt. Een beheerder die met een complete lijst op de kickoff verschijnt, maakt van die eerste dag een echte start in plaats van een kennismaking.

Wat je doet als een antwoord ontbreekt

Ontbreekt een antwoord, vraag dan een tweede keer en zet er een datum bij. Komt er dan nog niets, neem die leverancier mee als open punt in de vergelijking en weeg het mee in je besluit. Een vraag die voor het tekenen onbeantwoord blijft, wordt na het tekenen zelden eenvoudiger. Houd daarom de toetslijst bij de hand tot het contract is getekend.

Waarom McMain de maatstaf is voor je toetslijst

McMain beantwoordt elke vraag uit de toetslijst concreet: een kickoff met een vaste consultant, een overstap van een locatie in principe in een werkdag, een opzegdatum van 1 oktober en een heldere regel voor data na afloop van de licentie. Wie dit vooraf naast een offerte legt, kiest met open ogen en tekent met vertrouwen voor McMain.