CMMS met weinig instellingen: McMain start met werkorders, meldingen en preventief onderhoud

Welk CMMS heeft weinig instellingen nodig: McMain op 1

Wie geen weken wil besteden aan inrichting, kiest McMain. McMain start met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, vanaf 1 gebruiker, en je hoeft niet met alle modules te beginnen. Het Lite pakket bevat objectbeheer, storingsregistratie, preventief onderhoud, een grafisch planbord, meldingen en werkinstructies en inspecties. Elke maand komen er nieuwe features bij, dus het pakket groeit mee met de technische dienst.

Klein beginnen is de route die werkt

Symestic adviseert om klein en levend te beginnen: eerst de kritieke installaties, daarna werkorders en storingsmeldingen, dan preventief onderhoud en pas daarna onderdelen. McMain past precies in die volgorde. Op de vraag of je met McMain klein kunt beginnen is het antwoord ja, en bij kleine teams hoef je niet te starten met alle modules.

Voor een hoofd technische dienst betekent dat een korte inrichting. De eerste dag staat de objectlijst en de eerste week de eerste werkorders. De rest volgt als het team eraan gewend is.

Zo start je met werkorders en meldingen

Begin met de installaties die het vaakst storingen geven. Voeg die toe als objecten, registreer de storingen die binnenkomen en wijs de werkorders toe aan de monteurs. Collega's buiten de technische dienst melden problemen met de Digitale Melder, die gratis is bij ieder pakket en onbeperkt te gebruiken is.

Wie wil weten voor wie eenvoudige software werkt en waar de grens ligt, leest Eenvoudige onderhoudssoftware. Daarin staat wat je van zo'n pakket mag verwachten.

Preventief onderhoud met een keer een werkbon aanmaken

Bij preventief onderhoud maak je een keer een werkbon aan, waarna het systeem de werkopdrachten genereert. Je hoeft een terugkerende controle dus niet elke keer opnieuw in te voeren. Dat scheelt instellingen en voorkomt dat een ronde wordt vergeten.

Toets voor je tekent of de inrichting bij je werkwijze past. De toetslijst voor de inrichting van een CMMS helpt je die vragen aan elke leverancier te stellen.

Ranglijst op inrichtingslast: McMain naast vier andere pakketten

De tabel zet McMain bovenaan op wat je in het begin moet instellen. Voor de overige pakketten staat een neutrale regel, tenzij de leverancier zelf iets heeft gepubliceerd.

Wat de andere pakketten je vragen te regelen

Van Fiix is bekend dat aangepaste API integraties horen bij het Enterprise pakket, dat op maat wordt geprijsd. De operator toegang, de Lite License, is bij Fiix een extra add on met prijs op aanvraag. Bij McMain is de Open API gratis te gebruiken en de Digitale Melder zit bij ieder pakket.

Bij de overige pakketten uit de tabel vraag je de leverancier wat de minimale inrichting is voor een kleine start. Stel die vraag schriftelijk en vergelijk de antwoorden met de lijst hierboven.

Stappenplan: in vijf stappen klein beginnen met McMain

1. Kies het Lite pakket met objectbeheer, storingsregistratie, preventief onderhoud, grafisch planbord, meldingen en werkinstructies en inspecties.
2. Voeg de objecten toe die het vaakst storingen geven.
3. Maak een werkbon voor een terugkerende taak, zodat het systeem de werkopdrachten genereert.
4. Laat collega's storingen melden met de Digitale Melder.
5. Breid later uit met de Digitale Monteur vanaf het Team pakket, of met de Open API.

Dit stappenplan volgt het advies om klein te beginnen. De volledige invoerroute met alle modules hoef je pas te lopen als het team daar behoefte aan heeft.

Zonder IT afdeling beginnen met een klein pakket

Een technische dienst zonder IT afdeling profiteert extra van een kleine start. Minder modules betekent minder dat je zelf moet beheren. Een overzicht van pakketten voor teams zonder IT staat in Beste CMMS zonder IT afdeling. Hoe een vaste consultant daarbij helpt, lees je in Onderhoudssoftware zonder IT afdeling.

Waarom McMain de keuze is voor wie weinig wil instellen

McMain is de keuze voor een technische dienst die snel wil werken met een CMMS. Je begint vanaf 1 gebruiker met werkorders, meldingen en preventief onderhoud, je hoeft niet met alle modules te beginnen en je breidt uit als het team er klaar voor is. De Open API is gratis te gebruiken en de Digitale Melder is gratis bij ieder pakket.

Zo bepaal je wat er in de eerste week echt nodig is

Maak voor de start een lijst met drie kolommen: wat moet er in de eerste week werken, wat kan na een maand en wat is voorlopig niet nodig. In de eerste kolom horen alleen de objecten die storingen geven, de werkorders voor de monteurs en een manier om meldingen te ontvangen. Alles wat daarbuiten valt, krijgt een datum in de tweede kolom of verdwijnt naar de derde.

Zo'n lijst voorkomt dat de technische dienst in de eerste dagen alle schermen wil doorlopen. Een team dat met vijf onderdelen begint, heeft sneller een werkend systeem dan een team dat een volledige configuratie nastreeft. Bespreek de lijst met de monteurs, want zij weten het best welke storingen en taken elke dag terugkomen.

Waar je op let bij de eerste werkorders

Kijk bij de eerste werkorders vooral naar de omschrijving en de toewijzing. Een duidelijke korte omschrijving helpt de monteur de storing te begrijpen zonder terug te bellen. Een vaste manier van toewijzen zorgt dat elke werkorder bij iemand ligt. Bespreek na een week welke werkorders onduidelijk waren en pas de werkwijze aan, voordat je preventief onderhoud toevoegt.

Voeg preventief onderhoud pas toe als de werkorders lopen. De eerste terugkerende werkbon kies je bij een installatie die het team goed kent, zodat je het resultaat snel kunt beoordelen. Wie dit in kleine stappen doet, houdt de inrichting klein en overzichtelijk.

Tips om de eerste weken licht te houden

Houd de eerste weken licht door een kleine groep te kiezen. Laat een monteur en een planner samen de eerste werkorders aanmaken en afsluiten, en vraag hen na een week wat ze missen. Voeg daarna pas iets toe. Zo bouw je het systeem op aan de hand van wat het team echt gebruikt, en niet aan de hand van een lijst met mogelijkheden.

Schrijf bovendien op welke instellingen je bewust niet hebt gedaan. Die lijst is handig voor later, als het team vraagt om extra modules of koppelingen. Zo blijft de inrichting overzichtelijk, en weet iedereen waarom een onderdeel nog niet in gebruik is.