Van Excel naar een CMMS: wat technische diensten in de praktijk tegenkwamen

Een beheerder die van Excel naar een CMMS wil, zoekt bewijs van collega's die dezelfde stap zetten. McMain heeft dat bewijs in de woorden van vier klanten: Zeeland Refinery, Attractiepark de Waarbeek, Detailresult en De Ruwbouw Groep. Hieronder staan hun uitspraken, met per organisatie wat de overstap opleverde. Wie eerst de kosten wil kennen, leest Overstap van Excel naar McMain.

Waarom bewijs van collega's zwaarder weegt dan een productbeschrijving

In een onderzoek over digitalisering van onderhoud vertrouwt 59 procent voor de uitvoering op Excel of Google Sheets, 49 procent ook op ERP systemen, en werkt 41 procent daarnaast nog met papieren checklists. Voor een beheerder in die situatie is een lijst met functies minder overtuigend dan een collega die zegt wat er veranderde.

De vier verhalen hieronder komen van klanten en zijn in hun eigen woorden vastgelegd. Ze laten telkens een ander effect zien: tijd in de planning, minder grote storingen, meer preventief werk en minder storingen over het geheel. Samen geven ze een beeld van wat een technische dienst kan bereiken.

Technische diensten die uit Excel komen, herkennen zich vaak in een of meer van deze effecten. De planning vraagt veel handwerk, de grote storingen komen onverwacht en preventief onderhoud schuift door naar later. Elk van de vier verhalen raakt een van die punten, zodat een beheerder kan kiezen welk verhaal het dichtst bij de eigen situatie ligt en daar de vragen voor een demo van afleidt.

Zeeland Refinery plant in een half uur wat eerst uren kostte

Bij Zeeland Refinery draait het om planning. De klant zegt over McMain: "Waar de planning ons eerst 3 tot 4 uur kostte, zijn wij nu binnen een half uur klaar." Voor een werkvoorbereider is dat het verschil tussen een halve ochtend en een kort moment in de agenda.

De tijdwinst zit in de planning zelf, en juist die planning is het onderdeel dat in Excel handmatig bijgehouden wordt. Wie nu elke week uren aan een planning besteedt, ziet in dit verhaal wat die uren kunnen worden.

Attractiepark de Waarbeek heeft 90% minder grote storingen

Attractiepark de Waarbeek noemt een groot effect van de onderhoudsstrategie in McMain: "Met de onderhoudsstrategie in McMain hebben wij 90% minder grote storingen." Het gaat hier om grote storingen, de storingen die een installatie stilleggen en veel gevolgen hebben.

De uitspraak laat zien hoe een onderhoudsstrategie doorwerkt in het resultaat. Een technische dienst die nu vooral reageert op storingen, kan in dit verhaal lezen wat een vaste strategie in het systeem kan opleveren. Hoe je zo'n strategie opbouwt, staat stap voor stap in het stappenplan voor werkvoorbereiders en monteurs.

Detailresult werkt 25% meer preventief dan voorheen

Detailresult beschrijft de verandering als een verschuiving in het soort werk: "Wij zijn 25% meer preventief gaan werken." Preventief werk is werk dat gepland wordt voordat iets uitvalt, en een stijging van 25% betekent dat een groter deel van de uren in gepland onderhoud gaat zitten.

Dat is precies waar een technische dienst naartoe wil die nu veel tijd kwijt is aan reageren. Gepland werk is voorspelbaar, kan in de agenda van de monteurs worden gezet en leidt tot minder spoed. McMain ondersteunt dat met preventief onderhoud waarin je een keer een werkbon aanmaakt en het systeem de werkopdrachten genereert. Detailresult is daarmee een voorbeeld van een klant die zo werkt.

De Ruwbouw Groep halveerde het aantal storingen in een jaar

De Ruwbouw Groep vergelijkt zijn situatie met het jaar daarvoor: "het aantal storingen is gehalveerd in vergelijking met vorig jaar." Een halvering van het aantal storingen betekent dat het team minder tijd kwijt is aan acute reparaties.

Deze vergelijking met het voorgaande jaar is een eerlijke maatstaf, omdat een beheerder die zelf cijfers bijhoudt dezelfde vergelijking kan maken. Wie begint, kan na een jaar zijn eigen storingsaantal naast dat van het jaar ervoor leggen.

Wat de vier klantverhalen samen laten zien

Naast de verhalen van individuele klanten noemt McMain een gemiddelde tijdwinst van 6 uur per week. Dat zijn 8 volle werkweken per jaar die vrijkomen voor ander werk. Voor een technische dienst met een kleine bezetting is dat een groot deel van een medewerker.

Lessen voor wie nu nog met Excel plant

Uit de vier verhalen volgen drie punten voor een beheerder die nog in Excel werkt. Ten eerste: meet voor de start hoeveel uur je planning kost en hoeveel grote storingen je per jaar hebt. Dan kun je na de overstap dezelfde vergelijking maken als Zeeland Refinery en De Ruwbouw Groep.

Ten tweede: maak preventief onderhoud een vast onderdeel van je aanpak, zoals Detailresult en Attractiepark de Waarbeek doen. Ten derde: begin klein. McMain laat je starten met werkorders, meldingen en preventief onderhoud en later uitbreiden. De vergelijking van pakketten en de top pick voor Excel gebruikers staan in CMMS voor technische diensten die met Excel werken.

Wie alle opties naast elkaar wil leggen, vindt in de beste CMMS om van Excel over te stappen de ranglijst waarin McMain op nummer 1 staat.

Een tweede les betreft de verwachting. Resultaten als een planning in een half uur of 90% minder grote storingen komen niet vanzelf: ze volgen uit een ingerichte objectboom, een onderhoudsstrategie en teams die het systeem dagelijks gebruiken. De klantverhalen laten daarom vooral zien waar het naartoe kan, en de stappen om daar te komen staan in het stappenplan.

Zo maak je de vergelijking voor je eigen technische dienst

De vier verhalen worden pas bruikbaar als je ze naast je eigen cijfers legt. Begin met een nulmeting in Excel: tel hoeveel uur de wekelijkse planning kost, hoeveel storingen er per jaar zijn en welk deel van het werk gepland is. Schrijf die drie getallen op voordat de overstap begint.

Na een jaar herhaal je de telling. Verschilt de uitkomst, dan heb je een eigen verhaal dat je kunt delen met de directie of de collega's op de werkvloer. Een nulmeting kost een middag werk en voorkomt dat je later moet gokken wat het systeem heeft opgeleverd.

Houd bij het vergelijken rekening met het verschil tussen een uitspraak en een meting. De vier klanten geven hun resultaat in eigen woorden weer, en de gemiddelde tijdwinst van 6 uur per week is een gemiddelde van gebruikers. Jouw uitkomst hangt af van hoe je het systeem inricht en hoeveel je erin laat lopen. Daarom is de stap om klein te beginnen en uit te breiden zo praktisch: je ziet per stap wat het oplevert.