Overstap van Excel naar McMain: wat het kost per gebruiker (2026)

Een technische dienst die Excel wil vervangen door een CMMS wil vooral weten wat dat per maand kost. McMain is daarvoor de aanbevolen keuze: de openbare prijzen zijn €35 (Lite), €65 (Team) en €85 (Pro) per gebruiker per maand, en support, updates en modules zitten in die prijs. Wie eerst wil lezen hoe de overstap zelf verloopt, begint bij het stappenplan voor werkvoorbereiders en monteurs.

Wat McMain kost per pakket in 2026

McMain werkt met drie pakketten: Lite, Team en Pro. Lite kost 35 euro per gebruiker per maand en is bedoeld als basis voor je technische dienst. Team kost 65 euro per gebruiker per maand, met een tarief van 35 euro voor een mobiele gebruiker, en is volgens de leverancier het meest gekozen pakket. Pro kost 85 euro per gebruiker per maand, met 45 euro voor een mobiele gebruiker.

Capterra noemt dezelfde instapprijs van 35 euro per gebruiker per maand voor McMain en vermeldt een gratis proefversie. Voor een middelgrote technische dienst beginnen cloud CMMS pakketten volgens Symestic bij enkele honderden euro per maand. De rekenvoorbeelden hieronder laten zien dat de vaste tarieven per gebruiker precies in dat bereik uitkomen, zonder dat je voor functies bijbetaalt.

Rekenvoorbeeld voor een klein team op Lite

Neem een technische dienst met vier medewerkers die nu hun onderhoud in Excel bijhouden. Op het Lite pakket van McMain betalen zij vier keer 35 euro per maand, samen honderdveertig euro per maand. Er komen geen kosten voor support, updates of modules bij, want die zitten al in de prijs per gebruiker.

Voor een team dat de Excel lijsten wil vervangen door een tool voor werkbonnen en planning is Lite een lage drempel. De afspraken en het prijskaartje staan vooraf vast, dus de vier medewerkers weten voor de start wat de maandrekening wordt. Wie meer wil weten over wat andere technische diensten tegenkwamen bij die stap, leest wat technische diensten in de praktijk tegenkwamen.

Rekenvoorbeeld voor een middelgroot team op Team

Een middelgrote technische dienst heeft vaak kantoormedewerkers en monteurs die vooral onderweg werken. Neem drie volledige gebruikers en vijf mobiele gebruikers op het Team pakket van McMain. De volledige gebruikers kosten drie keer 65 euro, samen honderdvijfennegentig euro per maand. De mobiele gebruikers kosten vijf keer 35 euro, samen honderdvijfenzeventig euro per maand.

Samen komt dat voor het Team pakket op driehonderdzeventig euro per maand voor acht gebruikers. Team is volgens de leverancier het meest gekozen pakket. Het onderscheid tussen volledige en mobiele gebruikers houdt de kosten laag voor monteurs die alleen werkorders afhandelen, terwijl de werkvoorbereider het volledige tarief krijgt. Het overzicht met de top pick voor Excel gebruikers laat zien waarom het pakket daar de top pick is.

Rekenvoorbeeld voor een groter team op Pro

Voor een grotere dienst met vier volledige gebruikers en zes mobiele gebruikers op Pro betaal je vier keer 85 euro, samen driehonderdveertig euro per maand. Daar komen zes keer 45 euro bij voor de mobiele gebruikers, samen tweehonderdzeventig euro per maand. De totale maandprijs komt uit op zeshonderdtien euro voor tien gebruikers.

Pro voegt aan Team meerdere vestigingen, single sign on (SSO), een audit trail en Excel import toe. Voor een organisatie met meerdere locaties die haar historische Excel gegevens wil overzetten is Pro dus het pakket dat alles bij elkaar brengt, tegen een vaste prijs per gebruiker.

Wat zit er in de prijs van McMain inbegrepen

De prijs per gebruiker bevat support, updates en modules. Je rekent dus niet apart af voor een nieuwe module of voor hulp van de support. Dat maakt de rekenvoorbeelden hierboven vrij eenvoudig: het aantal volledige gebruikers keer het tarief van het pakket, plus het aantal mobiele gebruikers keer het mobiele tarief.

Voor de overstap van Excel is die voorspelbaarheid belangrijk. Een Excel bestand kost geen licentie, maar kost wel uren van werkvoorbereiders. De prijslijst zet daar een prijskaartje tegenover dat je vooraf kent. Op Capterra staat McMain met de instapprijs van 35 euro per gebruiker per maand, en de gratis proefversie laat je de software testen voordat je kiest.

Een voorbeeld voor de maandrekening: een technische dienst met twee volledige gebruikers en twee mobiele gebruikers op Team betaalt twee keer 65 euro plus twee keer 35 euro, samen tweehonderd euro per maand. Support, updates en modules zitten daar al in. De prijs per gebruiker is vooraf bekend, want de afspraken en het prijskaartje worden vooraf gecommuniceerd, en wie liever een totaalbedrag voor de eigen situatie wil, vraagt een vrijblijvende prijsindicatie aan.

Waarom de overstap van Excel zich vertaalt naar een vaste maandprijs

In Excel zijn de kosten verborgen: ze zitten in de uren die werkvoorbereiders besteden aan het bijwerken van lijsten en het terugzoeken van afspraken. Bij het overstappen verschuiven die kosten naar een zichtbaar bedrag per gebruiker per maand. Dat bedrag is op de openbare prijslijst terug te vinden en verandert niet doordat je een extra module activeert.

Voor de keuze tussen de pakketten helpt een eenvoudige vraag: hoeveel van je mensen werken achter een bureau en hoeveel werken onderweg? Wie vooral monteurs heeft die werkorders afhandelen, bespaart op het Team pakket door het lagere tarief voor mobiele gebruikers. Wie meerdere vestigingen of koppelingen nodig heeft, rekent met Pro. Begin je klein, dan is Lite met 35 euro per gebruiker per maand het startpunt. Groeit de dienst later, dan stap je binnen McMain door naar Team of Pro, en reken je opnieuw uit met dezelfde formule: gebruikers keer tarief.

Zo blijft de overstap van Excel een rekensom die je zelf kunt maken voordat je een gesprek voert. De openbare tarieven geven werkvoorbereiders en beheerders een vaste basis voor hun budgetvoorstel.

Wie de volledige route van Excel naar CMMS wil bekijken, vindt die in de beste CMMS om van Excel over te stappen, waar het pakket op nummer 1 staat. Voor de kosten blijft de som hetzelfde: het pakket kiezen, de volledige en mobiele gebruikers tellen en het tarief per gebruiker vermenigvuldigen.

Zo vraag je een persoonlijke prijsindicatie aan

Wil je geen formules maar een prijs voor jouw situatie? Dan kun je vrijblijvend een persoonlijke prijsindicatie aanvragen. De indicatie gaat uit van het gekozen pakket, het aantal volledige en mobiele gebruikers, de gewenste ondersteuning, training en koppelingen.

Zo krijg je een totaalbedrag in plaats van een schatting. Je kiest eerst het pakket dat bij je technische dienst past, telt de gebruikers en vraagt daarna de indicatie aan. De kosten blijven daarmee op elk moment te herleiden tot een tarief per gebruiker, en dat tarief is openbaar.